입학허가서가 나오면 곧장 일본 학생 비자 신청을 준비해야 한다. 학생생 비자를 받기 위해서는 2가지 단계가 필요하다. 첫 번째 단계는 Certificate of Eligibility(재류자격인정 증명서, COE) 신청이고, 두 번째 단계는 학생 비자(Student VISA)를 신청하는 것이다.
COE는 입학 예정인 학교가 보증을 서고 대리하여 일본의 이민청(Immigration Bureau)에 신청을 한다. 이후 COE가 발급되면 본인이 일본 대사관(Japanese Embassy)에 학생 비자 발급을 신청하게 된다. (2024년 2월 한국 거주자 기준, 일본 대사관이 지정한 유학원들을 통해서만 신청 가능하다)
학교에서 필요한 서류들을 전달해주고 언제까지 COE 신청 서류를 보내달라고 알려줄 것이다. COE 신청 단계에서 필요한 서류가 많고 적어야 할 내용도 많으므로 빠르게 준비하여 학교로 보내는 것이 좋다.
[COE 신청에 필요한 서류] 붉은색: 필수 서류 / 검은색: 해당자만 제출
1. Request Form for Proxy for Certificate of Eligibility application (attached form)
2. Application for Certificate of Eligibility, 3 sheets in total (attached form)
3. A photograph of yourself taken within the past 3 months (1 copy, 40 X 30 mm)
4. A copy of your "Letter of Acceptance"
5-1. A copy of your passport (with the page displaying your name, picture, passport number and expiration)
5-2. A copy of the page of your passport which shows your latest immigration history to japan
6-1. "Written Oath for Defraying Expenses" written by your sponsor(or yourself) (attached form)
6-2. Documents proving the relationship between you and your sponsor (Ex, Notarial certificate, Birth certificate)
6-3. The sponsor's(or yourself) Certificate of Bank Balance (The most recently issued one)
6-4. The sponsor's(or yourself) Certificate of Employment (Issued by the company which the sponsor belongs to.)
6-5. The sponsor's(or yourself) Certificate of Annual Income (Past one year. Must contain the amout of annual income)
7. The Certificate of Scholarship issued by the payment authority (For scholarship recipients)
8. A copy of a Certificate of Japanese language proficiency
9. For those who have studied at a university or Japanese language school in Japan, a recently issued Certificate of Completion and an Academic Transcript (to certify your attendance)
10. Checklist of Certificate of Eligibility Required Documents
원래 COE 신청에는 일본인 보증인이 필요하다. 그렇지만 유학생이 일본인 보증인을 내세우긴 어려우므로 학교가 보증인(Proxy)이 되어준다. 학교마다 요청하는 제출서류가 일부 다를 수는 있지만 대부분은 이민청에서 요구하는 서류이므로 거의 같다고 보면 된다. 제출해야 하는 서류가 많아서 하나씩 설명해 보겠다. 모든 서류는 영문 또는 일문으로 해야 한다.
1. 학교에 나의 보증인이 되어달라고 요청하는 서류: 필수 제출. 지정된 양식이 있으며 학교마다 양식이 상이할 수 있음.
2. COE 신청서: 필수 제출. 일본 법무부의 이민청에 제출하는 지정 양식. 총 3 페이지로 구성. 양식 샘플도 있음.
3. 증명사진: 필수 제출. 1개, 40x30 mm 크기. 사진 뒷면에 본인 이름 적으면 좋음.
4. 입학허가서 사본: 필수 제출
5-1. 여권 본인 정보란 사본: 필수 제출.
5-2. 마지막 일본 입국 사증(Visa) 부착란 사본 : 마지막 일본 입국 기록이 있는 자에 한하여 제출 필요. (일본 여행 간 적 있다면 해당됨)
6-1. 후원인(또는 자신)의 비용 지불 서약서: 나의 유학 비용을 지불해 주는 사람이 있다면 작성 (지정 양식 있음) . 보통은 부모님. 후원인 없이 본인의 돈으로 유학하는 경우엔 필요 없다.
6-2. 후원인과의 관계증명서: 나의 유학 비용을 지불해주는 사람과 나의 관계를 증명할 수 있는 서류 (예, 공증 서류나 주민등록표 등/초본 등). 후원인 없이 본인의 돈으로 유학하는 경우엔 필요 없다.
6-3. 후원인(또는 자신)의 은행잔고 증명서: 후원인의 후원 능력을 확인하기 위해 은행잔고를 증명할 수 있는 증명서가 필요하다. COE 서류 제출 직전에 발급받은 최근 증명서가 필요하며 USD(달러) 또는 JPY(엔)으로 단위를 바꿔 발급받을 수 있다. 후원인 없이 본인의 돈으로 유학하는 경우엔 본인의 은행잔고를 증명하면 된다.
6-4. 후원인(또는 자신)의 재직증명서: 후원인의 후원 능력을 확인하기 위해 재직증명서가 필요하다. 자영업이나 고용인의 경우에는 사업자 등록증으로 대신 제출한다. 후원인 없이 본인의 돈으로 유학하는 경우엔 본인의 재직증명서를 제출한다.
6-5. 후원인(또는 자신)의 원천징수영수증, 소득금액증명서 또는 급여명세서: 지난 1년 치 소득금액증명서(홈택스 발급 가능) 또는 근로소득 원천징수영수증, 급여명세서(직장에서 발급 가능)가 필요하다. 반드시 소득 금액이 적혀있어야 한다. 후원인 없이 본인의 돈으로 유학하는 경우엔 본인의 것을 제출한다.
7. 장학증서: 외부로부터 장학금을 받는 경우엔 장학증서를 제출한다 (장학 수혜 금액, 기간, 공식 서명이 기재되어야 함). 해당자만 제출.
8. 공인 일본어 시험 성적서: 공인 일본어 시험 성적이 있다면 제출한다. 해당자만 제출.
9. 일본 내 대학/유학원의 성적증명서 또는 수료증: 일본에서 학위를 마쳤거나 유학원에서 공부를 마쳤다면 성적증명서나 수료증을 제출한다. 해당자만 제출.
10. 제출서류 체크리스트: 제출서류가 모두 준비되었다면 체크리스트에 하나씩 표시하여 제출한다. (학교마다 다름)
모든 서류가 완료되었다면 국제우편으로 학교에 보내면 된다. 서류가 미흡하면 학교에서 연락이 오고, 보완해서 다시 보내야 하기 때문에 미리 해두자. 이후에는 학교에서 알아서 COE 신청을 해준다. (약 12월 경 신청해 줬음)
학교에서 신청 후엔 COE 발급에 2개월 정도의 시간이 소요되었다. COE가 발급되면 등록한 E-mail 주소로 전달된다. 이때는 우편 전달이 아니라서 시간이 절약되어 편리했다. 나는 총 4년 3개월의 학생 비자를 받았다.
COE를 받았다면 이제 일본 대사관(서울과 부산 가능)에 학생 비자를 신청할 차례이다. 2024년 2월 기준 현재는 코로나 상황으로 인해 개인이 직접 대사관에 비자 접수를 할 수 없다. 대사관에서 지정한 유학원이 여러 곳 있는데 가격은 비슷하니 아무 곳이나 골라서 접수를 하면 된다. 필요 서류는 일본 대사관 홈페이지에서 확인 가능하다. (주대한민국 일본대사관 홈페이지 바로가기)
유학원에 문의하면 필요한 절차를 안내해 주고, 비자 신청 대행 수수료는 50,000 원을 지불하였다. 비자 신청이 되면 2~3일 후에 학생 비자를 받을 수 있다.
이제는 발급받은 COE와 학생 비자를 가지고 언제든지 일본으로 떠날 수 있다.
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