일본 대학원 도전기(13). 입학 지원-의외로 짧은 입학 지원 기간, 서류를 미리 준비하자

모든 정보는 학교 홈페이지에 있다. 꼼꼼하게 찾아보자.

 일본 연구실을 방문하고 돌아온 뒤엔 딱히 당장 해결해야 할 일은 없었다. 시간이 남을 테니 입학 지원 기간이 언제인지, 제출해야 할 서류는 무엇인지 미리 확인하고 절대 그 기간을 놓치지 않게 미리 서류들을 준비해야 한다.

 입학 지원 과정에서는 날짜를 맞추는 것이 가장 중요한데, 이는 옆에서 누가 떠먹여주지 않는다. 학교 측에서 친절하게 "언제 지원하세요~, 어떤 서류 내세요~ "하고 문자나 메일로 알려주지 않기 때문에 항상 신경 쓰자. 또한, 입시와 관련하여 공지사항이 비정기적으로 업데이트되기 때문에 주기적으로 홈페이지에서 확인해줘야 한다.

 학교 홈페이지에 들어가서 대학원 페이지의 공지사항을 보면 지원 기간을 확인할 수 있다. 다른 학교는 보질 않아서 모르겠고 내가 지원한 학교는 7월 7일 ~ 7월 21일로 2주 시간이 있었다. 입학 지원 후엔 시험과 면접이 8월 24일에 예정되어 있는 것도 확인했다.

 대학원 홈페이지는 일본어 또는 영어로 되어있기 때문에 모국어가 아닌이상 우리가 잘못 해석하거나 놓칠 수 있으니 신중하게 읽어보고 꼼꼼하게 확인해야 한다. 복잡한 사이트 맵이겠지만 그중에서 꼭 확인해야 할 것들을 적어본다. 대부분 12 개월 전에 정보를 올려주니 넉넉하게 미리 확인할 수 있다.

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※ 대학원 지원 전 학교 홈페이지에서 확인해야 할 필수 항목 ※

대학원 입학 지원 자격 확인

 당연하지만 석사와 박사 과정의 지원 자격은 다르다. 석사 과정 지원의 경우엔 대학교만 졸업(예정)하면 되고, 박사 과정에 지원하려면 석사를 취득 했거나(예정이거나) 동등한 수준의 교육을 받은 사람이어야 한다. 한국에서 정식 교육을 받고 정상적인 대학 교육을 거쳐 온 사람이라면 이 부분은 문제 될 것이 없다.

 내가 지원한 곳은 석사 과정의 경우엔 입학 지원 전에 미리 「지원 자격 적격성 평가」를 받아야했다. 적격 평가를 받지 않으면 지원할 수 없었다. 이 과정을 영어로 'Application Eligibility Screening'이라고 하는데, 네가 대학원에 지원할 자격이 되는지 미리 평가해 보고 거르겠다는 것이다.

적격 평가 기준도 학교/학과마다, 석/박사 과정마다 다르기 때문에 잘 확인해야 한다. 시험을 치는 것은 아니고 몇 가지 증명 서류를 제출함으로써 전형에 알맞게 지원할 수 있는지 확인하는 단계이니 너무 부담 가질 필욘 없다. 일정만 잘 지키면 된다.

 적격성 평가가 없는 학교가 더 많지만, 혹시 모르니까 알려둔다.
아래는 임의의 학교와 학과에서 가져온 예시 자료이다. (절대 전체를 대표하는 정보가 아니다)

(예시) 유학생들의 입학 절차. 가장 앞에 적격성 평가가 있다.

(예시) 석사 과정 지원 시 적격 평가 기준

(예시) 박사 과정 지원 시 적격 평가 기준

(예시) 입학 지원 전에 평가를 하기 때문에 별도로 날짜를 잘 확인해야 한다.

 나는 급하게 지원했기 때문에 '혹시나 적격 평가 기간이 지났으면 어떻게하지?' 걱정을 했는데, 다행스럽게도 적격 평가 대상자가 아니었다. 그래서 그냥 곧바로 입학 지원서를 낼 수 있었다.

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대학원 지원 전형 선택

대학원 지원 전형은 다양하다. 대표적으로 일반 전형/외국인 전형/사회인 전형/특별 전형/장학생 전형 등이 있다 (MBA 과정 제외). 물론 학교마다 전형이 제 각각이기 때문에 명칭이나 그 내용은 차이가 있을 수 있다.

 일반 전형은 기본적으로 일본의 자국민이 지원하는데 초점이 맞춰져있다. 때문에 일본어로 시험과 면접이 이루어지는 경우가 대부분이며 전체 합격자 정원 중에서 합격할 수 있는 인원이 가장 많다. 일본어로 시험/면접을 볼 자신이 있다면 외국인도 지원이 가능하니 이 전형이 합격 가능성이 가장 높겠다. (이공계는 영어로 시험을 칠 수 있는 학과도 더러 있다.)  일반 전형으로 지원하는 것이 가장 좋다.

 외국인 전형은 말 그대로 외국인을 대상으로 한 전형이기에 시험/면접이 영어로 진행된다. 만국 공통어인 영어니까 당연하게도 전 세계에서 지원자들이 이 전형에 몰린다. 또한, 정해진 합격 인원수는 매우 적은 편이다. 즉, 경쟁률이 높다.

 사회인 전형은 직장을 다니는 사회인들을 위한 파트 타임 또는 풀타임 학위 과정이다. 일본에서 직장을 다니는 사람에게 해당된다. 직장을 다니면서 학위 과정을 하는데, 아마 이 글을 보는 대부분은 해당사항이 없을 것 같다.

 특별 전형은 학과마다 정의하는 바가 다르다. 내가 지원했던 곳의 특별 전형은 일본에 가지 않고 온라인으로 시험과 면접을 칠 수 있는 전형이었다. 일본에 가지 않고 시험을 칠 수 있다는 장점이 크지만, 이 전형도 뽑는 인원이 많지 않았다. 가급적이면 직접 가서 시험을 치는 것이 가장 좋다. (입학 전형에 대한 문의 메일을 학교에 보냈을 때, 학교 측에서 일본에 와서 직접 시험을 치는 것이 가장 좋다고 답변해 주었다.)

 장학생 전형은 일본 문부과학성 장학금을 취득한 학생이 지원하는 전형이다. 이미 문부과학성 장학금 자격을 취득했기 때문에 교수 컨택만 잘 된다면 합격엔 큰 문제가 없다. 그러나 한국에서 실시하는 문부과학성 장학금 시험(일본 주관)은 준비해야 할 시험 과목도 여럿이고, 경쟁률도 치열하다. 뽑는 인원은 10명 이내로 알고 있다.

 내가 지원하는 학교의 학과는 일반 전형도 일본어나 영어 중에 선택하여 시험과 면접을 볼 수 있도록 되어 있었다. 일본어를 못 하는 나에게는 영어로 시험을 볼 수 있다는 것은 매우 행운이었다.

대학원 입학 지원 기간과 등록

대학원 입학 지원 기간도 학과와 전형에 따라 천차만별이다.

(예시) 입학 지원 기간을 도표로 확인하면 알기 쉽다

 일반 전형과 외국인을 위한 특별 전형의 지원 기간, 시험이 다른 것을 확인할 수 있다. 그렇기 때문에 본인이 지원하고자 하는 전형을 미리 선택하고 준비를 해야 한다. 보통은 학교 홈페이지를 통해 입학 지원 등록(Web entry system)을 한다.

 가장 먼저 지원하는 전형을 선택해야 했다. 그리곤 기본적인 인적 사항과 학력 사항을 자세하게 기입한다. 초등학교부터 최종학력까지 입학/졸업일을 기입해야 하는데, 시간이 오래 지나서 기억을 못 하는 경우엔 정부 24에서 발급받아 확인할 수 있다.

 근무 경력(인턴 포함)도 적는 란이 있는데, 연구와 관련 있는 경력만 적어야 한다. 일반 아르바이트 경험은 적을 필요 없다.

 지원 과정에서 특이한 항목이 있었는데 지도교수의 이름을 적고 사전에 지원 협의가 되었다고 표시해야 했다. 즉, 교수 사전 컨택이 없으면 지원할 수가 없는 시스템이다. (지원 기간이 끝나고 나면 교수와 사전 협의된 것이 맞는지 학교로부터 확인 메일이 한 번 더 날아왔다.)

 다음은 연구 계획서를 적는 단계이다. 이전에 연구실 컨택을 위해 작성한 연구 계획서는 특정한 형식이 없는 자유 형식이었지만, 입학 지원 과정에 필요한 연구 계획서는 학교, 학과마다 지정된 형식이 있다.

 내가 제출해야 했던 일본 대학의 연구 계획서의 양식을 공개해 본다.

Ⅰ. Research theme within 20 words in English.
Ⅱ. Objective and content of the research (Specify what you want to reveal.) 100 ~200 words in English.
Ⅲ. Plan and method (List in bullet point format, if possible.) (100 ~200 words in English)
Ⅳ. Features of the research (Originality and significance of the research) (60 ~120 words in English).
Ⅴ. Relevance with your previous research activities (Include your motivation for application) (120 ~250 words in English).

 시키는 대로 적으면 되니까 자유형식의 연구 계획서보다는 막막함이 덜하다. 그런데 이 과정에서 내가 겪었던 어려움은 각 문항마다 달린 글자 제한 조건이었다. 너무 적어도 안 되고, 많아도 안 되는 핵심만 담아야 하는 것이다.

 이 정보는 사전에 알 수가 없었는데, 매년 바뀌기도 하고 Web entry 기간에만 확인을 할 수 있기 때문이다. 분명 내가 이전에 적은 연구 계획서는 형식도 조금 다르고, 길기 때문에 무엇을 버리고 어떤 것을 담아야 할지 고민이 됐다.

 그때 떠오른 생각이 AI의 이용! ChatGPT와 Google BARD였다. 기존 연구 계획서의 내용을 AI에 넣고 "위 내용을 200자 이내로 정리해 줘"라고 명령을 내리니까 AI가 요약해서 잘 정리해 주었다 ^^. (전체를 한꺼번에 넣기보다는 문항에 맞는 내용을 적절히 끊어 넣으면 더 잘 정리해 준다.)

 물론 그대로 쓸 순 없다. 잘 정리해 줬는지, 내가 생각하는 핵심 내용이 있는지 또는 불필요한 내용이 없는지 직접 확인해 보고 수정을 하여 제출하면 되겠다. 다만, AI는 과정을 도와줄 뿐 판단과 결정은 본인의 역량이다.

 등록 과정에서 입력해야 하는 정보는 석사 지원과 박사 지원이 다르다. 석사 지원자들은 공인 영어성적, 추천서 등 다른 정보도 입력해야 했다.

입학 지원료 결제

 마지막으로 입학 지원료를 결제해야 했다. 금액은 30,500 엔. 너무 비싸다... 다른 국립 학교도 비슷하거나 사립은 더 비싼 수준인데 전형료가 비싸기 때문에 문어발식 지원은 어렵겠다.

대학원 입학 지원 서류 송부

연구 계획서까지 작성을 완료하면 거의 마지막 단계에 마주한다.

(예시) 결제를 완료하고 직접 인쇄해야 하는 서류들

 위 3가지 서류는 결제가 완료되면 즉시 인쇄를 하면 됐다.
 다른 서류는 내가 챙기고 보내면 되는데 공인 영어 성적표(IELTS, TOFEL, TOEIC 등)는 내가 직접 보낼 수 없는 경우가 있다. 대학 측에서 요구하는 것은 시험을 주최한 기관에 요청하여 성적표를 기관에서 직접 대학에 보내라고 한다 (아마 위조 방지를 위해서). 시험 주최 기관 홈페이지에 들어가서 신청 대학 코드를 입력하고 신청하면 된다. 이때 비용이 들고 발송 시간도 소요되므로 지원 전에 미리 준비하자.

 이 외에도 대학(원) 성적표(영문) / 학위증명서(영문) / 졸업증명서(영문) / 추천서(일본어 또는 영문) / 전형료 결제 영수증 / 입학시험 참석 확약서(LETTER OF APPROVAL FOR TAKING EXAM) 같은 서류도 같이 송부해야 한다.
 여기서 낯선 서류가 하나 있지 않나? 입학시험 참석 확약서? 처음 들어봤다. 아마도 노쇼(No show) 방지를 위함이거나 자신들에게 생길 수 있는 일말의 책임도 방지하겠따는 것이겠지.

 학과장, 학교장, 기관장 또는 직속 상사로부터 '이 사람은 입학시험에 참석할 수 있다'는 확약서 받아서 내라는 것이었다. 이게 무슨 황당한 요구인가? 학교라면 몰라도 회사라면 "제가 회사를 관두고 박사 과정을 하려고 하는데 확약서 하나만 써주시겠어요?"라고 요구할 수 없다. 그럼 상사가 친절하게 "아 그래? 너 퇴사할거구나? 어우 당연히 써줘야지 조심히 잘 다녀와" 하면서 써주겠는가 ㅋㅋㅋ. 그나마 조건 중에 [Self declaration]이 가능하다고 나와있어 다행이지. 그래서 나는 내가 직접 작성해서 서명하여 전달했다.

 필요하다면 내가 직접 만든 letter of approval for taking exam 양식을 활용해도 좋겠다.

입학 시험 참석 확약서 예시 (내가 만듦)
LETTER OF APPROVAL FOR TAKING EXAM (SELF-DECLARATION)
Subject: Self-declaration stating that attending the entrance examination will not adversely affect an applicant’s duties

I am (Full Name) and I work for ******. I, (Full Name) , hereby declare that the following information is true to the best of my knowledge and belief:

1. I am planning to attend the entrance examination of graduate admission at University of *******  scheduled on DD.MMM.YYYY.
2. I affirm that my participation in this exam is in accordance with the rules and regulations set forth by the (Authority/Institution conducting the Exam).
3. I declare that my attendance and preparation for this exam will not negatively affect my current duties and responsibilities in any way, be it personal, professional, or academic.
4. I understand and accept that I am solely responsible for managing my time and obligations effectively to ensure that no conflicts arise due to my attendance at this examination.
5. I understand that any false information in this declaration may result in consequences as outlined by the (Authority/Institution conducting the Exam).

This self-declaration is made with full understanding and sincerity.

          Date (DD/MMM/YYYY):
          Name:
          Signature:

Request-Letter-for-Exam-04-22-02.docx

0.02MB

모든 서류가 준비됐다면 클리어 파일에 담고 서류 봉투에 넣어서 보내면 된다. (비가 오거나 운송 도중에 훼손되는 것을 막기 위해 클리어 파일에 인쇄물을 담았다.)

대학원 시험과 면접 날짜 확인

 대학원 시험 날짜와 면접 날짜가 다른 경우도 있고, 같은 날 한꺼번에 치는 경우도 있다. 또는, PT 발표나 면접만 보는 경우도 있었다. 입학시험을 치고 통과한 지원자만 면접을 볼 수 있는 곳도 있다.

 석사 지원의 경우엔 대게 시험과 면접이 있고 박사 지원의 경우엔 입학시험과 함께 석사 연구 주제의 PT 발표나 면접이 있다.

 시험과 면접에는 수험표가 필요하기 때문에 반드시 미리 인쇄하여 잊지 말고 챙겨가자.
 입학 시험 준비와 대학원 면접 준비에 관한 내용은 다른 콘텐츠에서 다룰 예정이다.

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 한국에서 대학원에 지원할 땐 이 정도로 서류가 많지는 않았던 것으로 기억한다.

 신중하고 책임을 지기 싫어하는 일본 답게 서류도 많고 아날로그식 인쇄물을 많이 요구하니, 빠진 것은 없는지 체크리스트로 꼼꼼하게 확인하고 우체국 EMS 국제 우편을 보내면 되겠다. 넉넉하게 1주일의 시간적 여유를 두고 보내면 안심이다.

 우체국에서 EMS를 보낼 때 팁을 주자면 우체국 홈페이지에서 미리 수신지 정보를 입력하고 국제 우편 발송 예약을 해두면 편하다. 우체국에 가자마자 접수 번호만 주면 알아서 빨리 보내주더라. 괜히 우체국 가서 수기로 작성하다가 틀리지 말고 인터넷으로 미리 등록해 보자.

지원 준비 및 접수 완료 되었으니 본격적으로 입학시험과 면접을 준비하면 되겠다.

오늘도 저의 글을 읽어주셔서 감사합니다.
재밌게 읽으셨다면, 질문이나 코멘트는 언제든지 환영이니 댓글창에 달아주세요.
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일본 대학원 도전기 시리즈의 Flow Chart

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