일본어를 못 하니 영어로 메일 작성하기
지금까지의 준비과정을 거쳐왔으니 원하는 연구실의 교수에게 직접 메일로 컨택을 해야 한다. 모든 문서를 준비하여 컨택 메일을 보내야하는 시점은 최소 입학 지원 6개월 전이나 1년 전에 하는 것이 좋다. (나는 여유부리다가 너무 급하게 해서 3개월 전에 했다…)
별 다른 생각 없이 쓸만한 단계면 설명하지도 않는다. 요약하자면 일상적으로 친구와 대화하듯이 메일을 전달하면 당연히 좋은 첫인상을 주기 어렵다. 좋은 첫인상을 주기 위한, 내 메일을 한 번이라도 열어보게 하기 위한 중요한 과정이니 신경 쓰면 좋겠다.
다들 교수님과 공식적으로 메일을 주고받아본 적이 있는가? 회사에서 비즈니스 메일을 보내본 적이 있는가? 이 물음에 YES 할 수 있는 학생은 많지 않을 것이다.
메일을 잘 작성하는 것은 정말 중요하다. 그냥 메일 한 번 보내는 건데 뭘 그리 어렵게 생각해? 내가 원하는 바를 말하면 되는 건데 굳이 이 정도로 신경써야하나? 라고 별 것 아닌 듯 생각할 수 있다. 그러나 컨택 메일은 우리의 첫인상이자, 단 한 번 보여줄 수 있는 기회이다.
우선 나는 일본어를 못 하니까 영어로만 메일을 작성하여 보냈다는 것을 기억해야 한다. 일본의 특성상 일본어 메일 작성 방법은 영어 메일과는 매우 다를 것이다. 일본의 비즈니스 메일 작성은 매우 매우 예의 바르고 자신을 낮추는 것으로 알려져 있는데, 영어는 존대가 존재하진 않으므로 상대적으로 프리하다.
일본어로 작성하는 것이 그들에겐 더 편하기 때문에, 영어 메일은 더 쉽게 읽을 수 있는 큰 장점을 가지지 못한 채 시작한다. 우리는 그 단점을 보완할만한 임팩트 있지만 간결한 메일을 작성해야 한다.
교수들도 외국인으로서 우리의 서툰 일본어나 영어의 프리함을 이해해 줄 거라 믿고 영어로 간결함 속에 최대한의 의사 표현을 하자.
이번에도 나만의 방식이므로 절대적으로 맞다고 할 순 없지만, 참고가 되면 좋겠다.
메일을 보내기 전에 준비하면 좋은 것들 (컨택 메일 팁)
① 메일 주소는 구글 지메일(gmail.com) 또는 학교 메일(.ac.kr) 주소를 사용하자.
한국에서는 네이버, 다음 검색엔진이 구글보다 압도적인 점유율을 가지고 있어서 메일 주소를 @naver.com 또는 @daum.net 도메인을 쓰는 사람이 많다. 그러나 이는 한국 한정인 것이지 국제적으로 보면 사용빈도가 매우 낮은 주소라서 스팸 메일로 필터링될 가능성이 있다.
때문에 전 세계 공통적으로 사용되는 구글의 지메일(@gmail.com) 또는 학교 메일 주소(@***.ac.kr)를 사용하도록 하자. 특히 학교 계정의 경우에는 일반적으로 학업과 관련된 내용이 있을 것이라 생각해서 필터링될 가능성이 매우 낮고, 전 세계 교직원들은 학교 메일 주소로 연락을 주고받기 때문에 교수가 열어 볼 가능성이 높아진다.
결론적으로, 우선 학교 메일 주소를 사용하고, 사용할 수 없는 사람들은 지메일 주소를 사용하자.
② 메일 추적(mail tracking) 기능을 사용하자.
학교 메일이나 지메일의 경우에 기본적으로 수신자가 나의 메일을 읽었는지 확인이 불가능하다 (학교 메일은 학교에 따라 가능할 수 있겠으나 지메일은 확실히 기본 기능에는 없다).
내가 보낸 메일을 교수가 읽기는 했는지 또는 교수 외에 누가 읽어봤는지 확인하기 위해서 메일 추적(mail tracking) 기능을 이용하자. 이 기능을 이용하면 가슴 졸이며 교수의 답장을 무한정 기다리지 않아도 된다.
읽었음에도 불구하고 긴 시간 답장이 없는 경우, 그 연구실에서 나를 받을 의향이 없어서 답장조차 주지 않는 것이기 때문에 빠르게 포기하고 다른 곳에 지원할 수 있다. 만약 계속 읽지 않음 상태라면 수많은 메일 속에 파묻혀서 못 봤을 수도 있으므로 리마인드 메일을 한 번 더 보내볼 수도 있겠다.
구글 지메일(Gmail)에서 내가 유용하게 사용했던 메일 추적 소프트웨어를 소개해본다. (절대 돈 받은 광고가 아니다)
「mail track」 (https://mailtrack.io/en/)이라는 구글 지메일 연동 소프트웨어이다. (Gmail에만 연동 가능)
무료 기능도 기본적인 것들은 이용할 수 있지만, 자세한 정보를 알고자 한다면 PRO plan 정도는 구매해야 한다. 길게 쓸 소프트웨어는 아니고 교수 컨택 과정에서만 사용할 것이기 때문에 길어야 3개월일 것이다. 이 정도 투자는 해볼 만하다.
그리고 구글에 mail track coupon이라고 검색하면 할인받을 수 있는 쿠폰을 발급받을 수 있어서 크게 비싸지 않다 (기간에 따라 다름). 월 결제나 분기 결제까지는 할만하지만 년 결제는 굳이 할 필요 없다고 본다.
나는 월 결제로 딱 한 달만 사용했다. 만 원 이하의 가격으로 나의 불안함을 없앨 수 있다면 기꺼이 사용하고자 했다.
위 예시처럼 mail track PRO plan을 이용하면 언제, 누가, 몇 번이나 읽었는지 파악할 수 있다. 많이 읽힌 메일이라면 나에게 관심이 있다는 뜻으로 받아들여도 되겠다. 이는 높은 확률로 답변을 받을 수 있을 것이며, 반면에 한 번 읽고 치운 메일이라면 나에게 큰 관심이 없고 답장이 올 가능성도 낮을 것이다.
보낸 메일마다 몇 번 열어 봤는지, 내가 첨부한 PDF은 읽었는지 알 수 있다. 또한 누가, 몇 번, 언제 읽었는지 모두 확인 가능하다. 위 예시는 PRO plan이 끝난 뒤에 캡처한 것이라서 디테일한 정보를 보여주진 않지만, PRO plan 사용 당시에 해당 메일은 교수를 포함하여 랩 구성원 모두가 열람했다는 것을 알 수 있었다. 유학원을 이용하지 않는 대신 이 정도 투자는 꼭 해보자.
③ 예약 발송 기능을 사용하여 메일을 보내는 시간도 신경 쓰자.
교수에겐 하루 종일 메일이 오는 와중에 내 메일이 읽힐 가능성을 높이기 위해서 메일을 보내는 시간도 신경 써보자. 객관적으로 효과가 있는지는 확실하지 않지만, 나는 오전 9시에 메일 전송을 예약했다. 보통의 직장인이라면 일본도 9시 출근이 일반적일 것이라 생각해서 출근하자마자 읽을 수 있게(대부분 출근하면 메일부터 확인하니까), 나의 메일이 밑으로 가지 않게 딱 9시에 맞춰서 예약 발송을 했다. 예약 발송은 지메일의 기본 기능이므로 마음껏 사용해도 된다.
저녁 늦게 보내는 것은 예의가 아닐뿐더러 당일이 지나면 메일이 쌓여서 씹힐 가능성이 높다. 또한, 출근 직후를 노리지 않으면 교수가 수업이나 다른 일정이 있을 경우에 내 메일을 읽는 것을 까먹을 수도 있고, 바빠서 굳이 읽지 않을 수도 있다. (나는 심지어 AACR 같은 대형 학회가 있는 날짜도 피해서 보냈다.)
결과적으로 모든 교수가 내가 보낸 메일을 읽긴 했다. 이 정도만 해도 이런 노력은 성공한 것이다.
④ 첨부 파일 포맷은 PDF를 사용하자.
외국인에게 첨부 파일을 보내는데 한컴오피스를 이용하는 사람은 당연히 없을 것이다. 보통은 MS Word나 PDF 포맷을 사용할 텐데, MS Word는 수정이 될 가능성이 있으므로 가급적이면 PDF 포맷을 사용하자. PDF 포맷은 의도적이든 아니든 수정이 쉽지는 않고, 논문을 읽는 사람이라면 PDF 뷰어 정돈 사용하고 있다.
컨택 메일에 필요한 첨부 파일
컨택 메일을 보낼 때는 나의 잠재력과 학업 능력을 증명할 수 있는 파일을 같이 보내야 한다. 지금까지 작성했던 CV, Cover letter, 연구계획서, 추천서를 비롯하여 영문 성적증명서, 학위증명서, 논문 또는 포스터(있으면) 등 각종 증명 서류들도 pdf로 보내주면 되겠다.
메일의 제목은 짧고 의도가 명확하게!!
교수들은 매일 수십, 수백 통의 메일을 전 세계에서 받는다. 그 속에서 우리의 메일이 한 번이라도 클릭된다면 그나마 다행이다. 온라인 쇼핑몰의 수많은 제품 중에 우리가 누르는 제품은 몇 개 되지 않듯이 메일의 제목이 교수들의 눈에 한 번에 들어오지 않으면 읽히지 않을 확률이 높다. 그래서 우리는 메일을 작성할 때 작성 의도가 짧고, 명확히 드러나도록 해야 한다.
예시) Contact for graduate school admission, Ph.D. student. (박사 과정생 대학원 입학을 위한 연락)
메일에서의 자기소개는 간단하게 해도 괜찮다
메일에서 자기소개를 한답시고 주저리주저리 적으면 앞의 내용만 길어지고 메일의 핵심이 뒤로 가게 되어 읽는 사람이 핵심 파악하기 어렵고 읽기 싫어진다. 나의 대한 구체적인 소개는 CV와 Cover letter에 적어놨으므로 컨택 메일에서는 이름과 소속(졸업 학교 또는 회사), 현재 신분(학생 또는 직급), 국적 정도만 적어주자.
예시)
Nice to meet you professor ***
I am (Full name) who are expected to get Master's degree from department of Biotechnology, Korea Random University, South Korea in February 2024.
(안녕하세요 *** 교수님.
저는 한국의 ##대학교, @@학과에서 2024년 2월에 석사 학위 취득 예정인 (본명) 입니다.)
☆ Tip: 이름, 소속, 국적, 현재 신분이 드러난 짧은 자기소개.
메일 내용은 핵심이 가장 앞에 오도록 작성
간단한 자기소개 이후, 내가 메일을 보낸 목적이 앞에 오게 하여 읽자마자 의도를 파악할 수 있게 만들자. 단, 너무 직설적이면 예의 없게 보일 수 있으니 조심하자.
예시)
I gently send this letter to inquire if it would be possible for me to join your laboratory as a Ph.D. student starting from spring semester 2024.
(2024년 봄 학기부터 시작하는 박사학위 과정생으로 교수님의 연구실에 합류를 할 수 있는지 문의하기 위해 정중히 이 메일을 보냅니다.)
☆ Tip: 대놓고 'Can i join your lab? 또는 I want to join you lab' 이런 식으로 적으면 안 된다. 예의 있게 의도를 밝히자
교수의 연구에 관심이 있음을 드러내고 연구실에 지원하는 이유 작성
앞에서 메일 작성 의도를 한 문장으로 전달했고, 이제는 왜 당신의 연구실에 지원하는지 이유를 말해야 설득력이 생긴다. 다짜고짜 지원하고 싶다고 하면 누가 쉽게 신용하겠나, 그러니 교수의 연구에 관심이 있는 이유와 연구실에 지원하는 이유를 적어서 내 열정을 보여주자. 5줄 이내로 작성하면 적당하겠다.
보통은 교수의 특정 논문을 읽고 흥미를 느꼈다던가, 인터뷰를 인상 깊게 봤다던가, 이 연구가 미래에 특정 부분에서 기여할 수 있을 것 같아서 관심이 간다 등의 동기를 제시하면 된다. 이 부분은 짧은 메일 속에서 나를 어필할 수 있는 매우 중요한 부분이다.
예시)
I have read your paper, (paper title), published in 2021 and i got interested in *****(매력을 느꼈던 부분) in your paper. I have though using this suggestion would be useful in **** (어떤 분야에서 기여가 가능할지). So, I would like to study it under your teaching and dedicate myself to ****(기여하고 싶은 부분) in the future.
Consequently, here, I have attached my CV, Cover letter and Research plan.
(교수님이 2021년에 발표한 ****논문을 읽었고, 여기에서 ****부분에 흥미(매력)를 느꼈습니다. 저는 이 논문에서 제안이 *** 부분에서 유용할 것이라 생각했습니다. 그래서, 저는 교수님의 지도 하에 이 것을 공부를 하고 싶고, 미래에 **** 부분에서 기여를 하고 싶습니다. 따라서, 여기에 저의 CV, 자기소개서와 연구계획서를 첨부드립니다.)
마지막 인사와 함께 답장을 부탁한다는 당부를 잊지 말자
마무리 인사도 젠틀하게 보내고 답장을 부탁한다는 당부를 해주어 강조하자. 마지막까지 교수의 답장을 이끌어 내기 위한 노력인 것이다 ㅋㅋㅋ.
예시)
I apologize for bothering you despite your busy schedule, but I would like to ask for your review of my curriculum vitae, cover letter. Please feel free to request any additional information you may need. Thank you in advance for your help and I look forward to a reply from you.
Sincerely yours,
(Your name)
(바쁘신 와중에 폐를 끼쳐드려 죄송합니다만, 저의 CV와 Cover letter에 대한 검토를 부탁드립니다. 추가적으로 필요한 정보가 있으면 언제든지 요청해 주시기 바랍니다. 도움을 주셔서 미리 감사드리며 회신을 기다리겠습니다.)
전체 메일 구성 정리
Nice to meet you professor ***
I am (Full name) who are expected to get Master's degree from department of Biotechnology, Korea Random University, South Korea in February 2024.
I gently send this letter to inquire if it would be possible for me to join your laboratory as a Ph.D. student starting from spring semester 2024.
I have read your paper, (paper title), published in 2021 and i got interested in *****(매력을 느꼈던 부분) in your paper. I have though using this suggestion would be useful in **** (어떤 분야에서 기여가 가능할지). So, I would like to study it under your teaching and dedicate myself to ****(기여하고 싶은 부분) in the future.
Consequently, here, I have attached my CV, Cover letter and Research plan.
I apologize for bothering you despite your busy schedule, but I would like to ask for your review of my curriculum vitae, cover letter. Please feel free to request any additional information you may need. Thank you in advance for your help and I look forward to a reply from you.
Sincerely yours,
(Your name)
위에서 언급한 센스와 매너들은 굳이 일본이 아니더라도 만국 공통적으로 지켜야 할 것이다. 물론 나만의 방법이긴 하지만, 결과적으로 모든 교수가 나의 모든 메일을 읽어보는 성과가 있었으니 어느 정도 일리 있는 것 같다 ㅋㅋㅋ.
그리고, 5개 연구실에 메일을 보냈는데 그 중 1곳에서만 답변이 돌아왔다.(5곳 모두 읽긴했다)
메일의 구성도 나의 주관적 의견이고 예시는 그저 예시일 뿐이다. (예시라 하더라도 비슷하게 작성하긴 했다.)
또한, 짧은 영어 실력에도 최대한 잘 작성해보려 노력했다.
교수라는 존재는 언제나 어렵게만 느껴진다. 그래서 컨택 메일 작성 과정에서 어려움을 겪고 있는 사람들에게 도움이 되었으면 좋겠다.
실제로 일본어로 메일을 보낸 분이 있다면, 일본 문화 안에서 메일 보내는 팁을 알려주시길 바란다 ㅎㅎㅎ.
다음은 성공적인 컨택이 되었을 것을 가정하여 교수와의 첫 면담에 관한 내용을 다루겠다.
오늘도 저의 글을 읽어주셔서 감사합니다.
재밌게 읽으셨다면, 질문이나 코멘트는 언제든지 환영이니 댓글창에 달아주세요.
(※본 원고는 개인적 생각이며 과학적 사실 또는 다수의 생각과 다를 수 있습니다.)
(※본 원고에 사용된 썸네일 사진은 내용과 직접적인 관계가 없으며 저작권에 위배되지 않습니다.)
(※본 원고에 대한 저작권은 글쓴이에게 있습니다.)
Contact mail: biostorylog#gmail.com (#을 @로 변경해 주시기 바랍니다. 스팸 방지를 위함입니다.) (간단 상담 및 질문은 무료입니다.)
카카오톡 오픈채팅방: https://open.kakao.com/o/g75iRrog
글쓴이의 다른 글들도 많은 관심 부탁 드립니다 ♥
<<<다음 글>>> 2023.10.11 - [바이오&제약 이야기/바이오&제약 [일본 유학]] - 일본 대학원 도전기(11). 교수 면담-Zoom meeting. 떨리는 첫 만남
일본 대학원 도전기(11). 교수 면담-Zoom meeting. 떨리는 첫 만남
방문 면담이 가장 좋지만, 여의치 않으면 온라인 면담으로 하자 이전 편에서 말했듯이 5 곳의 연구실에 컨택 메일을 보냈는데 그 중 한 곳에서 연구계획서를 보내줄 수 있겠나? 답변이 왔다. 나
bpslog.tistory.com
<<<다음 글>>> 2023.10.01 - [바이오&제약 이야기/바이오&제약 [일본 유학]] - 일본 대학원 도전기(9-3). 연구(학업)계획서-Final Part
일본 대학원 도전기(9-3). 연구(학업)계획서-Final Part
내 연구계획의 의의를 어필하고, 연구 한계·문제점과 확장성까지 솔직하게 적어주자 드디어 힘든 연구계획서 작성의 마지막 파트가 왔다. Method & Materials까지 완성했을 땐 논문을 적어도 50개 정
bpslog.tistory.com
'바이오&제약 이야기 > [일본 유학]' 카테고리의 다른 글
| 일본 대학원 도전기(12). 연구실 방문하기-확신을 위해 일본까지 찾아갔다 (3) | 2023.10.19 |
|---|---|
| 일본 대학원 도전기(11). 교수 면담-Zoom meeting. 떨리는 첫 만남 (3) | 2023.10.11 |
| 일본 대학원 도전기(9-3). 연구(학업)계획서-Final Part (0) | 2023.10.01 |
| 일본 대학원 도전기(9-2). 연구(학업)계획서-AI를 활용해보자 (2) | 2023.10.01 |
| 일본 대학원 도전기(9-1). 연구(학업)계획서 작성-연구 주제 고민과 논문 전쟁 (0) | 2023.09.25 |
